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Evernote は今まで結構意識的に避けて通ってきたんだけれども、最近ハマっていた Things での全ての情報管理 に限界を感じてきた。避けてきたくせに、なぜだか Evernote のアカウントはプレミアムだったりするので、Evernote の世界に足を踏み入れてみることにした。

Evernote を避けていた理由

端的に言うとすると、機能が多すぎて使いこなせなかった。

そしてネット界隈では活用術がいろいろ出ているのに使いこなせない自分が嫌だった。

これらに関しては今言えることとして、情報整理のルール作りが自分の中でちゃんと出来ていなかったのが原因だったようだ。

それが今回、情報とタスクの整理の方法を Things から Evernote に移してみようとなった時、意外と Evernote を使いこなせている感じがする自分がいた。

なぜか?次章以降で説明してみることにする。

Things で培ったルール作りは無駄じゃなかった

なぜ急に Evernote が便利に使えるようになったのかといえば、恐らく Things を使っていた上で、学んだり、考えたり、培ったりした、自分なりの情報整理のルールを、そのまま Evernote に引っ越すことができたからだろう。

感じたのは、要はツールじゃなくて自分なりの体系作り、ルール作りが肝心だということだった (もちろんツールも適材適所で必要なんだけれども) 。

Things とは機能的な差違があるせいで、改めて整理のためのルールを「Evernote の機能に合わせて」作り直す必要はあったんだけど、基本的な整理術自体は変えていない。そして、これがまた意外とうまく機能してくれている。今のところは。

大雑把なルール

僕の場合はノートブックは [ INBOX ] と [ TODO ] の2つをメインにしている。

とりあえず迷ったら INBOX、やるべきことは TODO に入れる。

TODO の中には DOING、NEXT、PENDING、PLANING、SCHEDULED、DONE・・・などのタスク自体のステージ (ステータス) を表すためのグループを更に一個下の階層を作っておいてやって、その中でノート (=タスク) をその時の状況に合わせて移動してやっている。また、[ 未処理メール ] という名前の、作業依頼が来たけど、まだ手を付けられずにいるメールをとりあえず突っ込んでおくグループも用意してやった (これも Things を使っていた時に似たような運用をしていた) 。

プロジェクトはどうする?

Things では複数のタスクから成るグループ、プロジェクトの概念があったけど、Evernote ではそれを実現するのができなかったので、ノートのタイトルの接頭辞に [ ブログ ] とか [ プロジェクト名 ] と入れている。

そもそも Things を使っている時も、プロジェクトをネストできなかった (OmniFocus はいくらでもプロジェクトをネストできる) ので、タスクの接頭辞に子プロジェクト名を入れたりと工夫して使っていたので、そんなに使い方は変わっていないかもしれない。

あとは検索のためにタグ付けしておいてやったり。先述した通りの接頭辞とタグ付けで、プロジェクト的な管理はある程度できるようになった。そしてノートをリマインダー設定にしてやれば、カンタンお手軽な ToDo リストが完成。

[ TODO ] のノートブックを開けば、今やるべきこと、次にやるべきこと、将来やるべきこと、誰かに依頼したタスク、などなどが一覧でわかるようになった。

具体的な例を出してみよう。

例えばブログネタを思い付いたら [ ブログ ] xxxxx といった名前のノート (=タスク) を [TODO] の中の [ PLANNING ] に作る。この時点では「PLANNING = 将来書く」といった意味合い。

実際にエントリを書き出したら、そのノートは [ TODO ] の中の [ DOING ] に移動させる。こうすると、今やるべきこと、今やっていることがわかる。

レビューレビューレビュー

Things で情報管理をするネタの時にも書いたが、やっぱりレビューは大事。特に ToDo のノートブックに入っているノートは全てがタスクだから、運用の中で DOING に変わったり、途中で誰かにその作業を委譲する時には [ 依頼済み ] のノートブックに移動させてやったりしている。

また、INBOX も時々見返しては、ノートがタスクに値するとするならば、TODO に入れてしまったりもしている。

買い物リスト、欲しい物リスト

これも Things ではプロジェクトとタスクで管理していたけれども、Evernote に移行後はノートブックとノートで管理するようにした。

実は Evernote に移行してから、これらの買い物リストや欲しい物リストに入れているノートに、商品の写真だったり、スペックだったりを入れて、ノート自体をデコレーションしているのが楽しいひとときになっていたりする。本筋の使い方とはズレるけど。

資料的なものは Evernote の方が管理しやすかった

Things で限界を感じてきていた大きな理由のひとつが、実はこの資料的な物やファイルの添付などでのファイル整理、運用もひとつのツールの中でやりたくなってきていたからだった。

そういった意味では、もともとはタスク管理のためのツールではなく、誤解を恐れずにいえば情報管理のためのツールであるところの Evernote は、Things に比べてこの辺の懐が当然深い。

例えば先述した「未処理メール」の放り込み。

添付ファイルがある場合はメール自体を放り込んでおくんだけれども、添付ファイルがないテキストだけのメールなら、そのメール本文を Evernote のノートに貼り付けておいた方が処理が楽だったり。ノートにメールを添付すると、そのメールを読むために Mail.app に移動しないとだけど、本文を Evernote にコピー&ペーストしておけば、Evernote 内で完結できる。

あとは頻繁に参照することがある情報の類も Evernote の中に [ 資料 ] と名付けたノートブックを作ってまとめて入れておいた。

やっと使い方がわかった Evernote

使い出して、使い方がわかると、Evernote がとんでもなく便利に感じるようになった。

Evernote を使ってライフログ、とかライフハック、とかは僕の専門領域外なのであえて論じないが、もしかしたら自覚がないだけでライフログになっていたりライフハックになっていたりすることがあるのかもしれない。

とりあえずモレスキンも Evernote 版だし、アカウントもプレミアムだし、しばらくもうちょっと使い込んでみます。

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