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Evernote ことはじめ のエントリでもちょっと触れたんだけど、このエントリでは Evernote をタスク管理ツールとして如何に使うかにフォーカスしてみたいと思います。

タスクを入れるための器 (ノートブックのスタック) を作る

TODO の中には DOING、NEXT、PENDING、PLANING、SCHEDULED、DONE・・・などのタスク自体のステージ (ステータス) を表すためのグループを更に一個下の階層を作っておいてやって、その中でノート (=タスク) をその時の状況に合わせて移動してやっている。

先のエントリでも触れていたんですが、まずは TODO というノートブックのスタックを作って、その中にタスクの状況ごとのノートブックを以下のように用意してやっています。

  • DOING = 進行中
  • NEXT = 次にやる
  • PENDING = ペンディング
  • PLANING = やろうと思っている
  • SCHEDULED = 予定済み
  • DONE = 完了

あとは各ノート = タスクをリマインダーに設定してやるだけ。ほとんどのタスク = ノートのリマインダーに期限は設定していませんが、SCHEDULED の中に入っているタスクは基本的に期限を先に設定したものです。なのでタスク管理の中で、SCHEDULED に入っている期限付きタスクは、期限がくれば Evernote からお知らせしてくれるので、頭の中の「やらなきゃリスト」からは除外して忘れておくことができるので精神衛生上いいです。

その時点でやらなきゃいけないタスクは DOING or NEXT に入っているので、基本はこれを順番にこなせばいい。DOING も NEXT も空な状態になったら (連続的に運用していると、なかなかそんなこともないけど) 、PLANNING の中のタスクを吟味する。PENDING の中に入っているタスクは、何かしらのアクション (トリガー) が発生した時に再始動するものなので、これも基本的には忘れておいても OK (もちろん、〆切があるのに返事がないとか・・・相手にこちらからアクションを起こす必要がある時もありますが・・・) 。

ここまでやったら、TODO のノートブックスタックを開いてやれば、TODO が状況別に Evernote のリマインダー機能によってリスト表示されるし、非常に見通しがいいです。

プロジェクト管理はどうするか?

プロジェクトといっても、基本は細かいタスクの集まりです。なので、各タスクとプロジェクトとの紐付けはタグがオススメ。最初、ノートブックを使ってプロジェクトを作ってみようかと思ったのですが、先述したような一元的なタスク管理に向かない、という問題点が出てしまいました。

各タスクにプロジェクト名のタグを付与しておいてやれば、TODO のノートブックスタックを開いた状態で、タグ検索をしてやることで、タグ検索したプロジェクトのタスクが先に用意したノートブックのリマインダーごとに表示されます。これでプロジェクトごとのタスク管理をしつつ、プロジェクトをもまたいだ一元的なタスク管理も可能になったわけです。

あとひとつやっておくといいのが、タスク = ノートのタイトルに prefix (接頭辞) を入れておいてやること。例えば僕の場合なら「 [ プロジェクト名] タスクのタイトル」にしてあります。

具体的な例を出してみよう。

例えばブログネタを思い付いたら [ ブログ ] xxxxx といった名前のノート (=タスク) を [TODO] の中の [ PLANNING ] に作る。この時点では「PLANNING = 将来書く」といった意味合い。

こうしないと、TODO のノートスタックをタグ検索しないで全て開いた時に、どのタスクがどのプロジェクトに属しているものなのかの一覧性が悪いです。

現状の問題点・繰り返しのタスクの設定を自動化できない

Evernote 自体はタスク管理専用アプリケーションではないので、繰り返しのタスクを自動的に生成することができません。Things はこの辺りがすごく強かった。

じゃあ解決策はないか、というと、まだ試していないんですが、iCal (カレンダー) と AppleScript を使ってタイマー処理を実行してやることでなんとかならないかな、なんて思っています。

この辺、実際に試してみたらまた別の記事にしてみようと思います。

タスクと情報の紐付けに強い Evernote

Things を使っていた時に限界を感じたのが、タスクとそれに紐付けたい情報の整理でした。

その点、元々はタスク管理ツールではなくて「情報」の管理ツールであるところの Evernote は便利に感じています。僕の場合ですが、実行中のタスクに対して細かいメモを重ねながら当該タスクを実行していくことが多いんですよね。

例えば、ある案件のデザインコンセプトを作る、っていう大雑把なタスクがあるとして、そのタスクに作業をしていく上でのメモとして、使う色のコンセプト的な情報だったり、どの色とどの情報を紐付けるか、だったり、デザイン上の理論的なこととか、いろいろとメモを書きたいことがあったんです。Things でもできないことはなかったんですが、機能的に弱かった。

単純タスクの管理はタスク管理ツールでいいんでしょうけれども、こういった規模の比較的大きい割に細分化しづらいタスクを実行する上で、Evernote はなかなかいいパートナーになってくれそうです。

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