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3年以上前に Mac の ToDo 管理アプリケーションであるところの Things についての記事 を書いていたりしたんだけれども、その当時からだいぶ時間が経って、いろいろ Things 周りの環境だったりも変わっていて・・・とりあえず最近試していることなどを書いてみたいと思います。

今更だけど Things Cloud で iPhone や iPad と同期

3年前当時の Things (ver 1.x) は Wi-Fi 経由でしか Mac、iPhone、iPad 間の同期ができなかったんだけれども、現行バージョン (ver 2.x) の Things は Things Cloud を使ってプロジェクトやタスクなどの全ての同期ができる。

できるようになったのは大分前の話で今更触れるのもアレなんですが・・・。

でもこれができるようになったおかげで、後述する「コンビニに寄ったら買い物リスト」的な使い方を、わざわざ Mac を開いている時に意識的、能動的に iPhone 側と同期の操作をすることなく使えるようになりました。

コンビニに寄ったら買い物リストを確認する習慣

最近試しているのは、仕事の帰り道、ほぼ毎日コンビニに寄るんだけれども、その時に iPhone の Things の「買い物」のリストを確認するように習慣づけること。例えば今日とか「ティッシュを買う」って登録してあったんだけれども、コンビニに寄った時に iPhone を確認することで、買い忘れることなくちゃんと買うことができた。

今までこういう日常系のタスクは Apple 謹製のリマインダーを使ったりしていたんだけれども、なんだかもういろいろなアプリケーションに ToDo が散乱しているのも面倒に感じてきていたので、今は Things に一本化してみています。

プロジェクトは月末に強制的に完了させる

これは自分ルールとして決めてみました。

前に Things を使っていた時なんかは特にそうだったんですが、何ヶ月もだらだらと完了しないタスクがあるが故に、プロジェクトも完了させられなかったりしたんです。

今は、プロジェクトを月末に一旦強制的に終了させるようにしました。

GTD 界隈な方には当然なのかもしれないですが (自分は Things は使っているけれども GTD とかその辺は特に意識していません) 、毎月末にプロジェクトやタスクなどの残件をレビューしてみて、やる必要がないタスクは思い切って削除、絶対やる必要があると感じたら継続プロジェクトとして、また次の月末までのプロジェクトを作ってそちらへ、やる必要があるんだけれども目処が立たないものは「未定」の中へと移動させるようにしてみました。

日々のレビューと週次のレビュー、とにかくレビューする

最初はタスク管理をさらに管理しているようで、嫌だったり抵抗があったりしたんですが・・・最近は隙間時間とかでも、とにかく残件をレビューするようになりました。理由は自分の中で "レビュー" するってことの有用性を見出せたから。

まずは日々のレビュー。

基本的に日付が変わる時間には余裕で起きているので、寝る前にちょっと時間を作って、次の日にやるべきことを整理するようにしました。

例えば Things に登録しておいたタスクとかって日付が変わるタイミングで、その日を期限にしておいたものとかは「今日」の中に表示されるようになるんですが、その自動で表示された中で順番とかが結構めちゃくちゃなので、やるべき順番だったり時間だったりを意識して並べ替える。こうすることで、朝目が覚めたら、上にあるタスクから順番にやっていってやればいい。

あとは週次のレビュー。

自分の場合はブログのネタリスト的なプロジェクトを用意しているんですが、ブログは別に仕事ってわけじゃないし、絶対にやらなければ誰かが困ってしまうものでもないので、他の優先事項があると、どうしても後ろへ後ろへいってしまう。

でも予定として考えておかないと、いつになっても書けない。

なので、基本的には期限を設定しつつも、残ってしまったら週末の間にレビューして、順次再スケジュールしたり、ネタとして鮮度が落ちてしまったり書く気が失せてしまったものに関してはキャンセル扱いにしたり。

実はやらなくてもいいタスクがあることに気付く

先のブログのネタの鮮度的な話だったり、先述した「だらだら時間だけ流れてしまってやっていないタスク」だったりがそうなんですが、タスクとして1度は登録しても、時間軸の流れによって、必ずしもやらなくてもいい、ってことがあることに気付かされました。

そういうタスクは日次だったり週次だったり月次だったり、いつでも「これ必要ないな」って思ったタイミングで思い切ってタスクやプロジェクト自体をキャンセル、要は削除してしまう。

こうやって思い切って削除してやらないと、いつまでも「やらなければならないと思っていること」が積み重なり続けてしまって、それ自体がストレスになる。GTD じゃないですが、ToDo 管理でストレスフリーになりたいはずなのに、逆にストレスになるようじゃ意味がないですよね。

結構こまめにタグ付け

OmniFocus より Things が好きな理由がコレだったりするんですが、タグ付けがすごい便利です。

僕の場合は優先順位のタグとして "PRIORITY" ってグループを作って、その中に "!"、"!!"、"!!!" を作って優先順位を洗い出す時に使ってみたり、"TIME" ってグループを作って 5min、15min、30min、1hour、MORE THAN AN HOUR ってしておいて、15分時間が空いたタイミングでできるタスクを検索で見つけたりできるようにしてあります。

時々自分がやっていることを見失いそうになる時があったり、断続的にやっていることだったりを忘れてしまわないように "DOING" ってタグも便利。ちなみに "DOING" のタグはタスクが完了した時には消してしまいます。

CHECK THIS LATER タグ

タグ付けに関連して、"CHECK THIS LATER" ってタグを用意しています。

これは、メールで来た依頼で "緊急" ではないと判断したものなんかを、とりあえずタスクとして Things に放り込んで、そのタスクにメール本文をドラッグ & ドロップしておいてやります。で、"CHECK THIS LATER" タグを付ける。

こうすることで、先述したタスクをレビューするタイミングで、CHECK THIS LATER されているアイテムを見返して、詳細なタスクに再分類できる。ちょっとしたことですが、この運用もまた便利です。

とりあえず殴り書きでお送りしました

今回はとりあえず思ったことを殴り書き的な感じでさらーっと書いてみましたが、GTD には興味はないけど、タスク管理って考えれば考えるほど奥が深いですね。

そのうち Things の運用テク的なページを作ろうかな・・・。

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