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Evernote を使ったライフハック的な話ってネット界隈に結構溢れていますよね。今回書こうと思うのは、Evernote ではなくて、Mac、iPhone、iPad の Things をハブとした情報管理方法です。

タスク / プロジェクト管理ツールとしての Things

タスクやプロジェクトの管理ツールとしての Things は先日書いた記事の通り。では全ての情報のハブとしての Things ってなに?ってことになるわけですよね。まずはタスク / プロジェクト管理ツールとしての使い方から書いてみます。

他のプロジェクト管理ツールとの統合

例えば僕が携わっているある会社ではプロジェクト管理だったりのツールとして Backlog を使っています。でも画面がウェブベースなので、デスクトップアプリケーション大好きな僕的には、これもデスクトップである程度利用したいわけです。

そんな中で辿り着いた解決策が、Things に登録してあるタスクのメモ入力欄に、Backlog の "課題" (Redmine では "チケット" なんて呼ばれますね) への URL を入れておく。それだけです。また、プロジェクトのメモ入力欄には当該プロジェクトの Backlog へのリンクも入力してあります。

あるタスクに取りかかる前には、まずメモに入れてあるチケットへの URL を開いて詳細を参照し、そのタスクに取りかかる。タスクが終わったら Backlog 側は「処理済み」にステータスを変更して、手元の Things ではタスク完了のチェックを付ける。

こんなちょっとした工夫だけで、コラボレーションツールの延長線上で自分で使いたいツールを使えるようになっちゃうわけです。

タスクの二重入力のようにはなりますが、個人として管理するもの、グループ (チーム) として管理するものを連携させるには、これが今は一番最適かなと考えています。僕の場合は Backlog などがコラボレーションツールになっていますが、サイボウズなどの ToDo でも、ToDo 自体に固定 URL があれば同じように運用できると思います。

他の人に任せてあるタスク

実際にタスクを遂行するのは別のメンバーなんだけど、自分もそのタスクについて把握しておくべきタスクってありますよね。例えば別のメンバーがそのタスクを完了させた時点でやるべき作業なんかです。そんな時、Things ならタスクとメンバーを紐付けることができます。

例えば金曜日の夜までにAさんから資料が欲しいとする。

本人に依頼したら、それを自分のタスクのように登録して、タスクの紐付けを「連絡先」のAさんにしてしまう。

これだけで他のチームメンバーに任せているタスクも、自分のデスクトップである程度把握することができてしまうわけです。

思い付いたことはとりあえず GTD 的にメモ

別に GTD がいいとか推奨しているわけではないのですが、突然思い付いたアイデアとか脈略がないものに関しても、最近はとりあえず何も考えずに Things に入力するようにしています。だから Things の中には、よくわからないアイデアの断片とかが結構データとして入っているんですが・・・。

そこで前回も書いた レビュー が重要だな、と。

とりあえず思い付いたら入力、を繰り返していると、当然のようにタスクで溢れてきます。だからそれらはレビューの段階で整理をする。

アイデアの中で、ブログのネタにできそうならブログのプロジェクトに分類したするし、別途プロジェクトとして取り組んでみいことがあれば、関連するタスクを集めたプロジェクトを作ってみたり。

調べ物にも使う

実は疑問に思ったことや興味が沸いたものやキーワードについても Things にタスクとして入力しています。だから固有名詞がタスクとして入っていたりする。でも他の作業をしなければいけない、そんな時にふと疑問に思ったことがあったりしたら、とりあえず後で調べればいいや、ということで Things へ入れてしまいます。

その後、時間が出来てレビューする段階で、それらを分別した上で、例えばその事象について調べた上で、関連するウェブサイトの URL をメモ入力欄に集めてみたりします。そうすると、ブログのネタにできそうなことがあったり・・・断片的な興味だったり疑問だったりを、自分の頭の中だけで終わらせずに記録として残せたりと重宝するのです。

GTD なのか?頭がスッキリするようになった

GTD に沿って厳格に運用しているわけでもなければ、ただ思い付きはとりあえず Things、みたいな使い方をしていたら「その瞬間にやるべきこと」に結構集中できるようになったのは確かです。

先述したように、気になったキーワードなんかも Things へ全てアサインしておいてやれば、何かに興味を持ったという事実を忘れずに済む=後で調べられる=未来の自分に過去の自分の興味を思い出させて調べさせるようにする、そして今はその瞬間にやるべきことをやる、こういったいい循環が生まれるようになりました。

Things だけじゃなくて、実際にはモレスキンにも興味の断片があるのですが・・・とにもかくにも、メモしておく習慣、これはツールがなんであれど、日々の生活を送る上で重要なものだと再確認させられました。

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