Mac のある生活 (6) - Everyday with "Things"

ここしばらく、従来のウェブデザイナー業に加えてウェブディレクター業も忙しくなってきた。今までは基本的にプロジェクト管理自体は僕の仕事ではなく、他にいるディレクターの仕事だったのだが、自分がそのディレクターとなったことで状況は一変した。複数の同時進行するプロジェクトのタスクを、自分の分だけでなく他の人に依頼する分も含めて管理する必要が出てきたのだ。そこで ToDo 管理ツールでもある Things を試してみることにした。

Things は非常に Mac らしいユーザーインターフェースを持つ ToDo 管理ツールであり、プロジェクト管理ツールでもある。考え方としては、いくつもの関連する ToDo を含むものはプロジェクトとして管理することになる。さらに「家事」や「仕事」、「友人との予定」などグループ化して管理したいものは「エリア」機能を使うと便利なようだ。また、既に大まかな予定としては決まっているものの、詳細は未定なものについては、プロジェクト単位であっても ToDo 単位であっても「未定」というボックスがあるので、その中に入れておくと今後の見通しを立てやすい。

ToDo の中には当然プロジェクトに属さない小さなものもある。

それらはプロジェクトとは別に、Inbox というボックスがあるので、その中に適当に放り込んでやっておけばいい。また、「エリア」機能を活用するのもいいかもしれない。プロジェクトには属さないが、「友人との予定」に「居酒屋の手配」なんて ToDo を入れてやる使い方もあるだろう。参加人数が2〜3人程度ならそのままでもいいかもしれないが、5人、10人としてそれが発展してしまったら、「飲み会」というプロジェクトが誕生する可能性もある。ちなみにプロジェクトをエリアの中に入れてやることも可能だ (実際、僕はいくつかのエリアを設定して、プロジェクトはほぼ全てエリアに入れて管理してやっている) 。

その他にも便利な機能がいろいろとある。もっとも僕がこの手のアプリケーションを使った経験に乏しいから目新しく感じられるだけで、ここから紹介するのも、もしかしたら一般的な機能なのかもしれない。

まずは ToDo の繰り返し機能だ。例えば僕なら、毎日 Google リーダーをチェックすることを日課としているものの、時々忘れてしまうことがあるので、Google リーダーのチェックを毎日繰り返す ToDo として設定しておいた。また、月末には請求書や領収書を発行したり、自分の手元にある領収書の整理を行う必要があるため、これは毎月末にやってくる ToDo として設定しておいた。それぞれ1週間前から通知が表示されるように設定した。最近は毎日 Things をチェックすること自体が日課になっているし、Things 自体も常時起動状態にしてあるので、これで毎日やることや月末に行う様々な事務処理を忘れることはなくなるのではないだろうか？

最後になったが、プロジェクト管理を行う上で最も便利と思う機能はこれになるかもしれない。

アドレスブックに登録されている情報からチームメイトを選び、それぞれのチームメイトにそれぞれのタスクを設定することができるのだ。これは Things 上でタスクを設定してやっただけでは、該当するチームメイトに通知が行くわけでもなんでもないのだが、複数人が関わるプロジェクトの管理を行っている場合に、誰に何をいつまでに依頼するかを管理するのに非常に便利な機能だ。

尚、これらの設定した ToDo やプロジェクトは「今日」や「次」と言った具合にリストとして表示させることができる。また、チームメイト別や、エリア別、プロジェクト別にも ToDo をリスト表示することができるし、タグ付けをすることも可能だ。

現在、2週間のトライアル期間で使っている Things だが、5000円ちょっとを支払ってでも、このアプリケーションはぜひ正規版を継続して使っていきたいと思っている。